Как правильно оформить сотрудников, чтобы избежать штрафов

Многие работодатели, особенно на начальных этапах развития бизнеса, пренебрегают или допускают ошибки в процессе оформления сотрудников, что впоследствии может привести к серьезным юридическим и финансовым последствиям.

Несоблюдение норм Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – это прямой путь к конфликтам с работниками, проверкам контролирующих органов (Государственная инспекция труда, прокуратура) и существенным штрафам. Более того, некорректно оформленные отношения могут повлечь за собой невозможность применения дисциплинарных взысканий, трудности при увольнении и начислении выплат. Поэтому безупречное кадровое делопроизводство является критически важным аспектом для любого бизнеса, стремящегося к стабильности и развитию.

Какие документы нужны при приёме на работу

Прием на работу регулируется статьей 65 ТК РФ. Запрашивать документы, которые не предусматриваются законом, запрещено.

Обязательные документы для оформления сотрудника:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• Трудовая книжка.
• СНИЛС.
• Военный билет.
• При необходимости запрашивается документ об окончании учебного заведения по требуемой специализации.
• Медицинская книжка или результаты медицинского осмотра. Для категорий работников, занятых на определенных работах (например, в общепите, медицине, детских учреждениях).

Типичные ошибки работодателей

Несмотря на четкие требования закона, работодатели часто допускают одни и те же ошибки, которые впоследствии приводят к серьезным проблемам:

• Отсутствие или несвоевременное заключение трудового договора. Неправильное оформление трудового договора.
• Неознакомление работника с ЛНА.
• Отсутствие приказа о приеме на работу.
• Ошибки при ведении трудовых книжек и отчетности в Социальный фонд России (СФР).
• Неправильное оформление личной карточки работника (форма Т-2). Отсутствие уведомления о приеме на работу бывшего госслужащего. Нарушение требований по воинскому учету.

Эти ошибки могут быть выявлены как при плановых или внеплановых проверках Госинспекции труда, так и по жалобам самих работников.

Ответственность за нарушения

Если выявлены нарушения, то нарушители привлекаются к ответственности, предусмотренную Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), прежде всего статьей 5.27. Штрафы в разных ситуациях накладываются на:

• Должностных лиц (руководитель, начальник отдела кадров).
• Индивидуальных предпринимателей (ИП).
• Юридических лиц (организаций).

Важно! Штрафы налагаются за каждое выявленное нарушение и за каждого сотрудника, в отношении которого допущено нарушение. То есть, если в компании 10 неоформленных сотрудников, штраф может быть умножен на 10.

Преимущества обращения в компанию «Сальдо»

Грамотное ведение кадрового делопроизводства – это сложная и кропотливая работа, требующая глубоких знаний трудового законодательства и постоянного отслеживания его изменений. Для многих компаний, особенно малого и среднего бизнеса, содержать собственного квалифицированного специалиста по кадрам может быть нецелесообразно или слишком дорого. В такой ситуации идеальным решением станет обращение к профессионалам.

Компания «Сальдо» предлагает полный спектр услуг по кадровому делопроизводству, позволяя вам сосредоточиться на развитии бизнеса, не беспокоясь о юридических тонкостях и возможных штрафах. Подготовим отчеты при оформлении сотрудника и поможем пройти все этапы грамотно и без ошибок.