Электронный документооборот в 2026: обязательность и преимущества для бизнеса

Электронный документооборот в 2026 году стремительно становится неотъемлемой частью современного бизнеса. Если раньше его внедрение рассматривалось как способ оптимизации процессов и снижения затрат, то с этого года для многих компаний это станет юридической необходимостью. Изменения в законодательстве, направленные на полную цифровизацию документооборота, требуют от компаний готовности к переходу на новые правила.

Законодательное регулирование ЭДО: что изменится в 2026 году

С 1 января 2026 года вступает в силу ряд изменений, касающихся обязательности использования ЭДО для определенных категорий налогоплательщиков и организаций. Основные изменения касаются:

• Помимо счетов-фактур, универсальных передаточных документов (УПД) и актов, в электронном виде будут приниматься и другие документы, например, товарно-транспортные накладные, договоры и прочие.

• Порог выручки и численности сотрудников, при превышении которых ЭДО становится обязательным, будет снижен, что затронет большее количество предприятий.

• Операторы должны будут соответствовать более строгим требованиям по безопасности и надежности хранения данных.

• Подача отчетности, получение уведомлений и взаимодействие с контролирующими органами будут осуществляться только через электронную передачу документов.

Несоблюдение требований законодательства может повлечь за собой штрафные санкции и другие негативные последствия.

Преимущества внедрения ЭДО для бизнеса

Вне зависимости от обязательности, внедрение предоставляет значительные преимущества:

• Экономия на бумаге, печати, хранении, почтовых расходах и оплате труда сотрудников, занимающихся обработкой бумажных документов.
• Электронный документооборот значительно ускоряет обмен файлами между контрагентами, что позволяет быстрее заключать сделки и получать оплату.
• Электронные документы меньше подвержены ошибкам и утерям, чем бумажные.
• Обеспечивает полный контроль над документооборотом.
• Упрощает взаимодействие с контрагентами.

Выбор платформы для ЭДО: на что обратить внимание

Выбор подходящей платформы – важный шаг, от которого зависит эффективность внедрения и дальнейшей работы. При выборе необходимо обратить внимание на следующие факторы:

• Полное соответствие всем законам и требованиям.
• Обеспечение необходимым функционалом для работы с различными типами документов.
• Интеграция с используемыми в компании системами бухгалтерского учета, ERP и CRM.
• Гарантия надежной защиты данных от несанкционированного доступа.
• Удобство и интуитивно понятная площадка для пользователей.
• Необходимо учитывать стоимость самой платформы, а также дополнительных услуг и поддержки.

Типичные ошибки при внедрении ЭДО и способы их избежать

• Отсутствие четкого плана внедрения и недостаточная подготовка сотрудников. Разработайте детальный план внедрения, проведите обучение сотрудников и обеспечьте их поддержку.
• Выбор платформы, не соответствующей потребностям компании. Тщательно изучите рынок и выберите платформу, которая наилучшим образом соответствует вашим требованиям.
• Отсутствие интеграции ЭДО для бизнеса с другими системами, что приводит к дублированию данных и увеличению трудозатрат. Обеспечьте интеграцию ЭДО с другими система, которые используются сотрудниками.
• Сопротивление сотрудников переходу на новые технологии. Проведите разъяснительную работу и убедите сотрудников в преимуществах.

Компания «Сальдо» – ваш надежный проводник в области любых бухгалтерских изменений

С компанией «Сальдо» вы можете быть уверены, что ваш бизнес готов к переходу и соответствует всем требованиям РФ. Мы возьмем на себя все заботы, связанные с ЭДО, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии своего бизнеса. Обратитесь к нам сегодня, и мы поможем вам сделать ваш документооборот эффективным, безопасным и соответствующим требованиям будущего!